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严格审查修改说明是保证论文学术质量的重要环节


2015年11月16日 | 作者: paperrater | 分类: 行业动态 | 来源:PaperRater论文检测系统

《气象》杂志是我国现有气象期刊中历史最久的综合性学术期刊之一,与其他科技期刊一样,采用“三审制”审稿。在专家评审和编委会终审环节中,编辑对审稿意见进行整理并退请作者修改。修改说明是作者对专家审稿意见和编辑出版要求的回复,是作者行使知情权、参与权、表达权(申诉权、话语权)和监督权的体现。修改说明一般包括对审稿意见的答复、说明和解释,文本内容的补充修订,以及申辩等内容。作者的治学态度、学术水平、写作能力以及稿件修改情况等在修改说明中都有所反映,因此,修改说明是稿件质量控制流程中不可忽视的一个环节。

但是,有些作者对修改说明要么重视不够,或敷衍搪塞,或避而不答,或答非所问,要么坚持己见,拒绝修改,这些现象比比皆是。论文的修改是否落实和到位时常成了悬而未决的问。如果审者和编者对修改说明和修改稿不进行严格审查,就容易使一些质量未达要求的文稿得以发表,从而影响期刊的整体学术质量;因此,对修改说明的严格要求和审查把关就显得尤为重要。

目前许多同人对论文初审质量的控制做过很多阐述,还有对稿件退修超期未回阐述了原因和对策;但对退修环节中修改说明和修改稿的质量控制问题却研究甚少,因此,本文针对修改说明中存在的问题,阐述严格审查修改说明对提升期刊学术质量的意义和作用。

1、修改说明存在的问题

1.1修改说明过于简单一般审稿专家对于一篇论文可能花费很多的时间仔细研读并给出对整个论文的评审意见,包括学术水平、应用推广价值及创新性的评价以及对于论文思路的调整建议及观点细节的质疑等,而有些作者的修改回复却过于简单,仅仅一句话———“已按审稿意见进行了修改”,就算完事。这样,作者是怎样修改的,修改的情况如何,修改是否达到了要求等等,很难在修改说明中看出。这样的修改说明反映出作者治学不够严谨的态度。

1.2修改回复避而不答审稿中的质疑审稿专家经常会对文章内容提出质疑,包括资料不完整,方法有缺漏或错误,或者对作者就某一问题所阐述的观点、解释有疑义,要求作者进一步解释或说明。作者也许因其理论水平有限不能给予很好的解释,或者审者提出的问题正是作者难以解决的,也是这项科研工作的症结所在,于是在修改说明中对审稿人提出的意见采取选择性回答的做法:对自己觉得容易修改或容易回答的问题进行答复,而对不易回答的问题避而不答;还有些作者看似答复,但只流于表面,实际上并没有修改———用这些做法来回避、搪塞或蒙混。

例如,对于《统计降尺度方法在北京月尺度预测中的应用》一文,审稿人提出的修改意见之一是:“预报因子的选取中,为何只用一个点的资料?可否用略大些的高相关区域,以避免偶然性和保持预测时的稳定性?”作者在修改说明中写道:“审稿老师的意见非常好,给了我一个新的启示,因为这个方法我的研究也是刚开始,处于摸索阶段。看到了审稿老师的意见,我有种豁然开朗的感觉,我想在今后的研究中,应该尝试利用略大的相关区域来计算因子,这样对预测效果应该有所改善。”可以看出,作者只作了搪塞式的回答,并未按审稿意见作修改。

还有一些作者难以按审者的意见修改就采取直接删除需要修改内容的办法来对付。例如,《长江三角洲高影响天气演变特征及成因分析》一文,审稿专家要求作者解释他的结论为什么与前人结果不同,作者便在修改说明中答道:“由于该结论与前人研究结果不同,而且无法拿出更有力的证据,所以在修改稿中对该内容进行了删除。”我们不禁要问,与前人结果不同,那就需要深入研究或者解释可能的原因(计算错了?资料不同?还是前人的结果是错的?),为什么对自己的工作没有信心?难道我们只能得出与前人相同的结果吗?显然作者没有认真思考并修改。

1.3答非所问有些作者对审稿专家提出的意见理解上有偏差,从回复说明看作者修改的部分与专家的审稿意见有很大差异,如果审稿人和编辑不能仔细地审查修改说明就极有可能造成无效修改,从而很难保证论文的质量。

例如,《GFS模式地面气温预报的四种误差订正方法的比较研究》一文,作者采用4种统计方法,对NCEPGFS预报的地面气温在中国地区进行了偏差订正,结果显示明显减少了原产品存在的偏差。审稿专家认为,该工作对于数值预报产品的释用具有一定参考价值,但只进行了2009年10—12月的订正试验,个例太少,只有进行大样本订正试验,才能够突出本方法的优势或者有效性,因此要求作者补充资料,进行大样本试验,修改后再审。作者在返回的修改说明中写道:“为了突出本方法的优势和有效性,我们进行了大样本订正试验。在对NCEPGFS模式进行订正试验的同时,也对欧洲中期天气预报中心(ECMWF)的模式进行了类似的订正试验,……。”作者给出了计算结果、图示以及详细的分析。编委会上终审专家指出:作者没有用NCEPGFS模式去作大样本试验,而用ECMWF的模式进行了类似的试验,修改的部分不能说明GFS模式的有效性,要求作者重新修改,否则不予录用。后来编辑部通过与作者的沟通,才知道因作者短期内不能得到更多的样本资料,于是选用了欧洲模式替代GFS模式来验证;然而,这种修改与审稿专家的意见不符,不能进一步证明使用GFS方法的优势,从而导致这种修改是无效的。

1.4坚持己见,拒绝修改在修改说明中有时也可以看到有些作者对审稿意见持有不同的看法,于是坚持自己的观点,不肯按照退修意见去修改,或提出了申辩的理由。

2、编辑水平高是稿件退修质量的保证

稿件退修是编辑工作中一个非常重要的环节,是提高刊出论文质量的最常用、最直接的方法,也是尊重作者、维护作者权益并发挥作者作用的体现。为了确保论文的学术质量,避免退修环节的疏漏,编辑应充分发挥自己的能动性。编辑作为审稿人和作者之间的桥梁,应将这种联系更好地建立起来,尽可能避免上述修改说明中存在的问题,确保论文的学术质量。

2.1应选择合适的审稿专家选择合适的审稿专家是对审稿人的尊重,也是编辑能力的一种体现。对于同一篇论文不同的审稿专家可能给出的审稿意见差异很大———有些详细,有些简略;有些切中要害,有些明显的错误也未看出,只指出了细枝末节的小问题。这就需要编辑要熟知学科的发展以及该学科专家的情况,适时补充更新审稿专家库。论文送审时,首先对论文的内容应有较准确的把握,请合适的专家审稿,并在平时的稿件处理中对审稿专家的审稿质量进行统计和评估,做到心中有数。应尽可能选择学术水平高,同时认真负责的专家审稿。这样,便能保证对论文的评价客观、公正,保证编辑给作者的退修意见准确、具体,便于作者修改。

2.2退修意见应具体明确一般审稿专家的评审意见分为2部分:有些是对论文内容提出修改要求;有些则是对论文撰写格式(如参考文献规范著录,语言文字的加工润色,摘要或结论的补充或凝练等)的修改要求。对内容的修改要求如资料有缺漏,方法或实验设计有问题,需要补充或更换,或要求提供或更换高质量的图片等。编辑在给作者提出修改意见之前应仔细审读审稿意见,退修信中应分别将针对内容和格式(包括编辑的出版要求)的修改意见分别整理在一起,力求做到层次清晰,具体明确。切忌用“请补充内容,增强说服力”“重点不突出”等泛指性的说法,否则作者很难理解,不知如何去改。对于要求作者应当修改和回复的内容,必须详细说明所做的补充以及是如何修改的。为了确保文稿的科学价值,要尤其注意对其内容、结构及统计数据的审查与质疑,对格式和形式上的修改则只需简单说明就行。

2.3要求修改说明书写规范在审稿人评审的过程中,编辑应对每一次作者返回的修改说明,对照论文内容仔细审读,从形式上首先要求作者对于审稿人的意见逐条进行答复,从内容上要求作者必须对逐条审稿意见说明是如何去修改的,并要求修改稿必须在“修订状态”下修改以显示修改的部分,以便于审稿人了解作者修改的情况。如果评审结论是“修改后再审”,审稿人会对修改稿给出复审意见;如果评审结论是“修改后发表”,编辑应仔细审读修改说明,不符合要求的应退回作者重写修改说明,直至对每条审稿意见都有完整而翔实的修改说明,修改稿在修订状态下也有所显示,方可进入下一个审稿环节,即交由编委会终审之前应做到齐、清、定,即有明确的审稿意见、修改稿和修改说明。当然,由于编辑本身的专业面有限,有时对于作者就某些问题的修改说明很难作出判断(比如答非所问的情况)。有些作者坚持己见,不肯按照审稿人意见去修改的应给作者申辩的机会。这些都可交由编委会讨论处理。这样,审稿人、编辑和编委会专家的层层把关,便可尽可能地减少差错,保证期刊的质量。

2.4以人为本,强化服务意识退修函既要实事求是,又要具有人文科学的理念。应努力提高编辑的服务意识。要以人为本,对科学工作者辛勤劳动的结晶充满爱心,对我们的服务对象充满热情,强化退修工作的责任感,切忌以一种居高临下的态度和盛气凌人的气势将自己的观点强加于作者。对于作者提出的反驳审稿专家意见的意见,既不能盲目听从,也不能轻易否定,应充分利用自己的知识资源,认真分析、仔细判断,必要时请教相关领域的专家,从而确保退修稿件的质量。

3、严格审查修改说明的意义和作用

3.1培养作者严谨求实的科学精神严格审查修改说明,发现上述问题反复让作者去修改,直到符合要求。这个过程看似苛刻,但实际上是对作者、对期刊负责的态度。作者一次次修改直到写出符合要求的修改说明,使得作者对审稿意见的理解更加深刻,从而修改更加深入,同时写作水平也得以提高。更重要的是,可以培养作者一丝不苟的工作态度和严谨求实的科学精神,这对于他们今后的工作大有裨益。

3.2增强与作者和审者之间的互动对修改说明的严格审查,发现问题与作者沟通,可以及时了解作者对审稿意见的解读,对于有失偏颇的理解,通过沟通及时给予指导,而对于作者合理的申辩可及时反馈给审稿专家,并将审稿专家的意见再次回复给作者。这样,编辑在作者和审者之间的桥梁作用,会使作者对审稿意见的理解更加准确和深刻,从而确保稿件的退修质量。

3.3有利于提高编辑的素质和水平《气象》期刊是一种综合性学术期刊,其主要宗旨是面向业务,面向科研,面向基层,作者覆盖面遍及全国气象科技人员,作者水平参差不齐,反映在修改说明的撰写质量上可见一斑。如果编辑过分依赖审稿专家,对修改说明缺乏严格的检查,听之任之,就会使一些论文的修改未达要求便被提交到编委会上。《气象》编委会上通常主审专家会给出对论文的意见,再由编委会常委讨论。如果主审专家因为时间紧没有仔细审读论文,而别的常委对此论文的了解也有限的情况下,一些质量不高的论文就会“幸运”过关。这就是为什么经常在编委会通过的论文中,编辑在编稿时还会发现一些问题;因此,编辑的严谨态度和科学素养在整个稿件处理过程中起着重要的作用。对专家审稿意见的逐条研读以及对作者回复意见的仔细核查,有助于提高编辑的学术水平,并使编辑从文字型编辑向学者型编辑转变,一个优秀的编辑学者型的编辑才会有效发挥其能动作用,为期刊的发展发挥积极的作用。